Sådan samlede Kontor Syd kunder og leverandører i ét effektivt eventformat

”Hvis du kigger rundt på din kontorplads lige nu, så leverer vi alt omkring dig. Det du sidder på. Det du rører ved. Vi sælger IT-løsninger, møbelindretning og kontorforsyninger,” siger Jan Sørensen, der i 2018 overtog Kontor Syd – en virksomhed med 12 lokationer fordelt over Jylland og Fyn med omkring 100 ansatte. Kontor Syd har 47 års historie og et imponerende sortiment inden for kontor, IT og indretning.

Men produktporteføljen spænder så vidt, at Jan Sørensen hurtigt oplevede, at dialogen med kunderne blev meget tung, hvis alt fra kontorstole til IT-løsninger skulle afdækkes.

”Det er en stor opgave at fortælle alt, hvad vi kan tilbyde hos Kontor Syd på én gang. Derfor havde jeg brug for, at vi fandt en alternativ måde, hvorpå vores kunder kunne få et indblik i alt det, vi som totalleverandør kan tilbyde”, fortæller han. Derfor begyndte han at lede efter en ny måde at samle kunder og leverandører i et format, der var både effektivt og engagerende.

Løsningen fandt han i et tæt samarbejde med Alsik Hotel & Spa i Sønderborg, hvor de sammen udviklede et nyt messeformat i eventbygningen Sergenten. Den historiske bygning blev for mere end 100 år siden opført til værkstedslokaler for militæret, men er i dag topmoderne og med fleksibelt design. Her samlede Kontor Syd leverandører og kunder under ét tag, for at vise bredden af deres sortiment frem på en professionel og mere værdiskabende måde.

Messeformatet har været så stor en succes, at Kontor Syd efterfølgende har afholdt endnu en messe i Sergentens lokaler. Derudover har Jan Sørensen også afholdt kickoff-arrangementer for sine egne medarbejdere på selve hotellet.

Professionelt, løsningsorienteret værtskab

Ifølge Jan Sørensen er den vigtigste grund til, at han vender tilbage til Alsik, når der skal afholdes events, messer eller møder, professionalismen og det værtskab, Alsik tilbyder.

Som et eksempel på den professionalisme, han har oplevet på Alsik, fremhæver han en situation, hvor Alsiks personale meget smidigt løste et praktisk problem; En foredragsholder, som Kontor Syd havde booket, brugte ikke PowerPoint-slides. I stedet skulle han bruge flipovers. Helst tre.

”Det fik hotellets personale lynhurtigt fikset, og vi kunne fortsætte. Den effektivitet og problemløsende tilgang er helt særlig”, mener han og tilføjer;

”De glider rundt og er næsten usynlige, men samtidig sørger de for, at alt bare spiller. Det er bare en fornøjelse”.

Mad, der matcher målgruppen

Forplejningen spiller en større rolle, end man måske lige tror, når man samler mange mennesker til et event eller messe.

”Forplejningen er fantastisk… Alene morgenmaden på Alsik er en oplevelse, og flere af mine medarbejdere snakker stadig om den”, siger Jan Sørensen.

”Når vi afholder vores messe på Sergenten kører vi derimod en mere traditionel forplejning til gæsterne til middagen. Uden at overdrive, så er det bare i orden. Der mangler ikke noget, og personalet er konstant over buffeten og sørger for, at det hele tiden fremstår lækkert”, siger han.

Fra Sergenten til Alsik

Når Kontor Syd afholder større arrangementer, er fleksibilitet afgørende. Her er det en stor fordel at have mulighed for at kombinere Sergenten og faciliteterne på Alsik.

”De gange vi har brugt Sergenten til messer, har vi afholdt middag om aftenen ovre på hotellet”, siger Jan Sørensen og fremhæver også muligheden for at tilbyde deltagerne overnatning på hotellet efter messen, da Sergenten blot ligger et stenkast fra Alsik.

Samtidig er der også mulighed for at supplere det faglige program med pauser og aktiviteter som spa eller wellness, hvilket kan være med til at løfte den samlede oplevelse og give deltagerne et pusterum undervejs.

”Til et af Kontor Syds andre arrangementer brugte vi den store sal på Alsik, hvor vi havde aktiviteter og workshops i løbet af dagen. Om aftenen tryllede personalet lokalerne om til en stemningsfuld setting med middag, scene til band og underholdning. Det gjorde det muligt at samle flere aktiviteter i ét arrangement, uden at deltagerne skulle flyttes rundt. I det hele taget ser vi en stor fordel i at kunne råde over både den store sal på Alsik og de mange mødelokaler til break-out sessions. Det giver os en masse muligheder for at give vores kunder en unik oplevelse”, slutter Jan, der er i fuld gang med at planlægge det næste arrangement i samarbejde med Alsik: Et IT-EXPO, som skal afholdes på hotellet.